• Дядечкин Сергей Николаевич ,
• Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева

• БИЗНЕС–ПРОЦЕСС
• АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК
• ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА
• ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИ
• ПРОЦЕСС ЗАКУПКИ
• УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

В данной статье рассмотрены задачи, возможные средства, модули автоматизации и описание процесса автоматизации закупочной деятельности.

• Роль информационных ресурсов на современном этапе развития экономики
• Корпоративные информационные системы как методы успешного руководства предприятием
• Система информационного обеспечения в финансовом менеджменте
• Алгоритмы обработки знаний в экспертных системах для экономических процессов

Любая развивающаяся компания в своем роде индивидуальна. Индивидуальность организации проявляется в ее деятельности. В любой компании возникает вопрос автоматизации бизнеса. В связи с этим на ранке ИТ существует множество ИС позволяющих автоматизировать любой бизнес.

В наше время становится все более популярным направление по автоматизации процесса закупок. Данный процесс обеспечивает такие важные функции как, сбор и обработку информации по закупке необходимых ресурсов. Позволяет создавать оптимальный план закупок, документальную поддержку (подготовка тендерных документов и договоров), а также согласование объемов партий и сроки ее поставок.

Автоматизация процесса закупок - деятельность по повышению эффективности работы закупщиков и руководителей департамента закупок, маркетинговых и сервисных подразделений с использованием специальной программы позволяет собственнику или руководителю своевременно и качественно анализировать продажи, планировать закупочную деятельность и контролировать выполнение плановых показателей .

Прежде чем внедрить автоматизированную систему необходимо убедиться, что данная система полностью соответствует организационному учету в данной организации.

Со стороны информационной логистики важную роль играет автоматизация управления закупочной деятельности на предприятии. Для эффективного управления закупочной деятельности необходимо бесперебойное поступление, своевременность и корректность информации.

Процесс автоматизации закупок решает следующие задачи:

1. Проверка остатка товара на складе. При наличии на складе малого объема товара автоматически формируется заявка на покупку необходимых материалов;
2. Составление оптимального плана закупок товаров у поставщиков. Проводить анализ необходимого товара по всем критериям;
3. Формализация процесса закупок;
4. Снижение вероятности ошибок, совершаемые сотрудниками;
5. Снижение затрат и времени на закупку необходимых товаров.

Автоматизировать процесс закупки возможно с использованием:

1. Электронных форм заявок, которые состоят из различных подсказок, сокращающих вероятность ошибки на этапе заказа товаров;
2. Формализации движения заявки, ее утверждение и оповещение;
3. Создания отчетности.

В систему автоматизированного процесса закупок должны входить следующие компоненты:

1. Управления закупками позволяет собирать заявки на закупки необходимых товаров, автоматически создавать заявку в зависимости от остатков на складе и отдавая приоритет важным заявкам. Данный модуль позволяет проверять денежные средства и бюджетные лимиты, создавать графики закупок, выбрать оптимального поставщика, и предоставляет возможность контролировать и просматривать процесс закупок .
2. Управления тендерными закупками позволяет размещать информацию о проведении тендера в интернете или оповещать поставщиков о проведении тендера по электронной почте.. Он дает возможность собирать необходимые документы от поставщиков и статистические данные по проведенным тендерам, а также анализировать их.
3. Отчетный блок может создавать отчеты: по запросу, в ручном режиме, автоматическом и по расписанию. Информация в отчетно-аналитическом блоке может быть представлена по любому спектру и в любом формате: списочных форм, календарно-сетевых диаграмм.
4. Наблюдательный блок включает в себя: сбор информации из разных источников, ввод данных в ИС, проверка стандартам, расчет затрат и отслеживание различных изменений.

Ниже описан автоматизированный процесс закупки товара.

Рисунок 1. Процесс автоматизации закупок.

1. Заявка на приобретение необходимого товара формируется в автоматическом режиме. Информация из БД попадает в ИС. В свою очередь ИС анализирует наличие товара на складе, при обнаружении малых объёмов автоматически формирует заявку на приобретение товара по наилучшему соотношению цены, качества и срока годности товара.
2. При необходимости можно сформировать заявку в ручном режиме в ИС.
3. Начальник отдела закупок проверяет заявку и отправляет ее поставщику.
4. Поставщик отправляет счет в бухгалтерию на оплату товара.
5. Бухгалтерия переводит денежные средства поставщику.
6. Поставщик отправляет товар покупателю.
7. Товар попадает на склад. Со слада информация отправляется в БД и в отдел закупок.

Автоматизация процессов закупок на любом современном предприятии важный этап развития. Данный этап позволяет предприятию оптимизировать свою деятельность, а в итоге сэкономить денежные средства и время. Для современного и мотивированного в своем развитии предприятия, использование системы описанной выше, является неизбежным фактором.

Список литературы

1. Деминг У.Э. Новая экономика. - М.: Эксмо, 2012. - С. 303-400.
2. Малявко К.В. Совершенствование бизнес-процессов малых и средних предприятий с помощью ERP-систем // Вестник Северо-Кавказского государственного технического университета. Серия «Экономика». - 2010. - № 1 (22). - С. 157-161.
3. Нив Г.Р. Принципы построения устойчивого бизнеса. - М.: Бизнес Букс, 2011. - С. 59-187.
4. Кукарцев В. В., Шеенок Д. А. Оценка затрат на модернизацию программного обеспе-чения критических по надежности систем. / Вестник Сибирского государственного Аэрокосмического Университета им. акад. М. Ф. Решетнева (Красноярск) 2012 г. – С 2-3.

Павел Бунаков

Включение автоматизированной системы управления складом в состав комплексной САПР корпусной мебели является актуальной задачей, позволяющей получить значительные конкурентные преимущества. В статье рассматривается реализация решения данной задачи в системе БАЗИС.

Особенности автоматизации предприятия существенно зависят от его отраслевой принадлежности. Именно она определяет тот набор бизнес­процессов, которые подлежат автоматизации в первую очередь, последовательность внедрения, структуру и состав программного обеспечения. К настоящему времени основной костяк российских мебельных предприятий прошел этапы автоматизации, связанные с внедрением систем автоматизированного проектирования конструкторских и технологических работ, а также включения оборудования с ЧПУ в общее информационное пространство. Однако с развитием бизнеса появляются новые задачи, связанные с автоматизацией управленческих функций. Говорить о необходимости внедрения полноценной ERP­системы на мебельных предприятиях пока рано, но отдельные ее элементы уже становятся жизненно необходимыми. В частности, это относится к WMS и их интеграции с САПР.

WMS на мебельном предприятии

WMS (Warehouse Management System) представляет собой программное обеспечение, ориентированное на автоматизацию складского учета. Его функциональность охватывает все бизнес­процессы выполнения и контроля складских операций, обеспечивая прозрачность данных по всей цепочке поставок.

Для мебельного бизнеса правильный учет товаров и оптимально организованное материально­техническое обеспечение производства можно отнести к одному из основных факторов стабильной работы компании. Автоматизация материального склада позволяет предприятию получить существенные выгоды:

• минимизировать потери от ошибок, допускаемых сотрудниками;
• увеличить скорость обработки заказов;
• исключить зависимость эффективности работы склада от добросовестности выполнения своих обязанностей отдельными сотрудниками;
• оптимизировать складские запасы, высвободив значительные суммы оборотного капитала;
• уменьшить расходы на содержание склада;
• добиться прозрачности объемов производственных запасов и выполнения складских операций;
• укрупнить объемы закупок, получая за счет этого более выгодные условия у поставщиков;
• уменьшить долю срочных закупок, оставляя достаточное количество времени на детальный анализ соответствующего рынка;
• планировать потребности и закупки, формируя и анализируя различные аналитические отчеты, например, по наличию товаров на складах, их движению или динамике взаимодействия с конкретным поставщиком.

Все эти преимущества достигаются за счет трех основных факторов:

• отказ от оформления бумажных документов. Вся требуемая информация поступает в электронном виде, а обработка запросов выполняется в онлайн­режиме. В любой момент можно оперативно выяснить наличие тех или иных материалов, оценить остатки товаров, сформировать необходимые отчеты, проконтролировать и исправить любые несоответствия между реальным количеством товаров и данными в складской системе;
• включение в общее информационное пространство. Заявки на комплектацию производства формируются непосредственно в процессе конструирования и технологической подготовки производства, что обеспечивает их точность буквально «до гвоздя». Необходимость ручного ввода данных в систему полностью исключается, а вместе с ней и возможные искажения;
• инвентаризация без остановки работы склада. При получении системного сообщения об отсутствии некоторых позиций или снижении их запасов ниже установленного минимума есть возможность провести инвентаризацию и выравнять ассортимент деталей и комплектующих на складе. Кроме того, инвентаризацию можно проводить и для отдельных подразделений склада без нарушения его нормальной работы.

Для мебельных предприятий характерен непрерывный поток конструкторско­технологических доработок изделий, обусловленный индивидуальным или позаказным характером производства. Эти изменения должны отрабатываться очень оперативно, поскольку скорость выполнения заказа является важным фактором поддержания конкурентоспособности. Эксплуатация материального склада при интеграции WMS и САПР - один из шагов к достижению этой цели.

Автоматизация склада в системе БАЗИС

Необходимость тесного взаимодействия проектирования и складского учета осознавалась разработчиками с самого начала проекта БАЗИС. Параллельно с созданием и совершенствованием конструкторско­технологических подсистем развивался и модуль БАЗИС­Склад (рис. 1). Сегодня это оригинальная программа автоматизации материального склада, позволяющая организовать строгий учет и контроль товаров даже на очень интенсивно работающем производстве.

Основная цель модуля БАЗИС­Склад - стать органическим элементом системы ERP на предприятии, расширяя возможности складских, бухгалтерских, финансовых и управленческих систем. Он решает конкретный круг задач: учет товарно­материальных ценностей на предприятии и оперативное обеспечение мебельного производства необходимыми материалами и комплектующими. Это специализированное отраслевое решение, что определяет возможность детального учета специфики изготовления корпусной мебели, а следовательно, высокую эффективность применения.

В то же время, БАЗИС­Склад поддерживает всю необходимую функциональность полноценной системы складского учета, которая заключается в следующем:

• организация иерархической структуры складов на предприятии с возможностью внутреннего перемещения товаров;
• обработка первичных документов для оприходования поступающих на склад товаров по накладным в соответствии с заранее определенной классификацией их по группам;
• учет движения товарно­материальных ценностей;
• расчет складских остатков и проведение инвентаризаций;
• поиск нужного товара по различным критериям и оформление его отпуска со склада по накладным или актам на списание;
• поддержание заданного уровня запаса товаров на складе;
• настройка формы представления и содержания документов с выводом на печать самых разнообразных отчетных форм;
• удобная работа с поставщиками, включая хранение всей необходимой информации о них и создание индивидуальной формы заявки на закупку для каждого поставщика;
• передача информации в автоматизированные экономические, бухгалтерские и управленческие системы;
• экспорт документов в MS Excel и OpenOffice;
• «дружественный» интерфейс, запоминающий настройки пользователя;
• многопользовательская работа с товарами и заявками в единой сетевой базе данных;
• мультивалютный учет товаров с автоматическим определением курсов валют по данным ЦБ РФ при наличии соединения с Интернетом;
• поддержка штрихового кодирования для точной идентификации товаров;
• безопасность хранения данных с разграничением прав доступа пользователей, резервным копированием и регистрацией всех событий.

Последняя возможность обеспечивается за счет использования сервера FireBird, который с 2001 года хорошо зарекомендовал себя в хозяйственном, финансовом и государственном секторах.

Совместное использование модулей

Основное назначение модуля БАЗИС­Склад - совместная работа с другими модулями системы БАЗИС в общем информационном пространстве предприятия. Это позволяет автоматически принимать и обрабатывать заявки на материалы и комплектующие, сформированные в модуле БАЗИС­Смета, для изделий, проектируемых в модуле БАЗИС­Мебельщик или БАЗИС­Шкаф.

Отличительной особенностью модуля БАЗИС­Склад является уникальный механизм заявок, позволяющий с максимальной степенью достоверности моделировать реальный процесс работы материального склада на мебельном предприятии. Именно это принципиально отличает его от других систем подобного класса.

Заявка - понятие комплексное. Оно подразумевает целый ряд действий, необходимых для качественного материально­технического обеспечения мебельного производства:

• автоматическое формирование ведомости материалов и комплектующих для конкретного изделия, заказа или группы заказов (в дальнейшем под заказом будет пониматься любая из этих трех возможностей);
• резервирование точного количества материалов и комплектующих, необходимых для реализации заказа;
• отпуск для производства того количества материалов и комплектующих, которое имеется в наличии, с автоматическим формированием ведомости на закупку отсутствующих и недостающих позиций;
• учет приоритетов заказов при их комплектовании;
• создание необходимых запасов материалов и комплектующих для максимального ускорения реализации приоритетных заказов;
• учет возможности замены материалов и комплектующих на аналогичные, допустимые по технологическому процессу изготовления и согласованные с клиентом.

В модуле БАЗИС­Склад поддерживаются два варианта прихода товаров:

• закупка для пополнения запасов;
• возврат на склад отпущенного на заказ, но не использованного товара.

Второй вариант необходим в том случае, когда потребителю отпущено со склада большее количество товара, чем потребовалось для реализации заказа. Примером может служить выдача материалов или комплектующих в случае, когда заранее невозможно точно определить их расход в заказе. Типичная ситуация: на заказ требуется 1 кг клея, а он расфасован в банки по 3 кг. Следовательно, после использования остаток клея придется возвратить на склад.

В мебельном производстве нередко возникает ситуация, когда некоторые материалы приобретаются в одних единицах измерения, а на производство отпускаются в других. Например, евровинты приобретаются, как правило, в упаковках, а на производство отпускаются в штуках. Для организации автоматического соответствия введено понятие основных и альтернативных единиц измерения.

При подаче заявки на отпуск товаров со склада может оказаться, что требуемые материалы или комплектующие в нужном количестве отсутствуют. Однако на складе есть достаточное количество позиций, которые имеют сходные параметры и могут быть использованы в качестве замены. В такой ситуации в расходную накладную автоматически заносится информация о них. Решение об их использовании принимает конструктор.

Формирование выходных документов

Модуль БАЗИС­Склад, как полноценная складская программа, позволяет автоматически создавать готовые к работе документы, условия формирования, структура и содержание которых определяются самим пользователем. База данных имеет иерархическую структуру, которая является наиболее естественной моделью реально работающего склада. Это дает возможность удобным образом разбивать товары на группы с целью быстрого нахождения нужных позиций и получения необходимых сопроводительных документов: накладных, актов, ведомостей, заявок, отчетов и т.д. Процесс их формирования максимально автоматизирован, но при этом пользователь имеет возможность быстро скорректировать любой документ как по содержанию, так и по форме представления.

Отчетные документы можно формировать по любому выбранному товару или группе товаров. Основными видами отчетов являются:

• ведомость прихода и расхода товаров;
• оборотная ведомость по товару;
• ведомость движения выбранных товаров.

Если на предприятии несколько складов, то отчет может быть сформирован либо для конкретного склада, либо для всех складов. В любой момент можно получить информацию о стоимости товаров, учтенных на выбранном складе, выданных по заявкам на заказы или списанных по актам, а также возвращенных на склад излишков.

Оформленные и исполненные документы перемещаются в архив. Они доступны для просмотра и внесения изменений, если в этом есть необходимость. Любой архивный документ с внесенными изменениями можно распечатать на принтере.

Для связи с другими программными продуктами в модуле БАЗИС­Склад реализован экспорт информации в наиболее популярные форматы dBase III и XML. База данных товаров может быть сохранена в файле формата 1С Рарус.

Работа с заявками

Работа с заявками является основой интеграции проектирующих модулей с модулем БАЗИС­Склад. Заявки создаются в модуле БАЗИС­Смета на основе сметы материалов и комплектующих, которая формируется автоматически при загрузке модели изделия. Они сохраняются в файле для импорта в модуль БАЗИС­Склад. Второй вариант - формирование заявки вручную (рис. 2). В любом случае в заявке обязательно указывается дата, до которой соответствующий заказ должен быть сдан. Это позволяет поддерживать приоритеты комплектации заказов, когда в первую очередь материалы и комплектующие отпускаются на заказы с ближайшими сроками сдачи.

Если каких­либо позиций на складе нет, то они вносятся в заявку с нулевым количеством и нулевой ценой. Естественно, что при попытке их выдачи будет выдано сообщение об ошибке. Для закупки недостающих позиций формируется специальная ведомость (рис. 3). При определении объема закупки каждой позиции учитывается два заданных для нее параметра:

• размер неснижаемого остатка;
• минимальный размер закупаемой партии.

Для удобства работы с ведомостями на закупку реализованы команды группировки и сортировки позиций по всем значимым параметрам. Это позволяет, в частности, формировать заявки дифференцированно по поставщикам, что очень удобно для специалистов по снабжению. Кроме того, в карточке каждого товара хранится полная информация о нем, которую можно оперативно просматривать и редактировать (рис. 4).

Заявка на закупку может иметь один из трех статусов (рис. 5):

• «в разработке»;
• «закуплено, в пути»;
• «в архиве».

Статус «в разработке» говорит о том, что данные позиции только планируются к закупке, поэтому при повторном обращении к соответствующей ведомости они снова попадут в список. Если же специалист по снабжению заказал товары и к определенному сроку они будут поставлены, статус меняется на «закуплено, в пути». Следовательно, при обращении к ведомости они уже отображаться не будут.

Как только товар доставляется на предприятие, он приходуется. После этого начинается обычная работа складской программы: полная или частичная выдача материалов и комплектующих на производственные участки, печать накладных и т.д. Вся необходимая функциональность для этого, учитывающая специфику мебельного производства, реализована в модуле БАЗИС­Склад.

Для анализа информации о товарах, документах и справочниках в реальном времени реализован механизм получения данных через http­запросы. Он подключается установкой дополнительных компонентов WebAPI.

Заключение

Подходы, положенные в основу интегрированного решения, объединяющего САПР и WMS в системе БАЗИС, показали высокую эффективность на мебельных предприятиях. Более того, модуль БАЗИС­Склад зарекомендовал себя как недорогое, простое и удобное программное обеспечение для использования на малых и средних предприятиях в самых разных сферах бизнеса.

Онлайн система обработки заявок Кларис - автоматизированная web система, обеспечивающая быструю регистрацию и обработку заявок различного назначения сотрудников компании или ваших клиентов.

Есть ряд отраслевых решений, форма заявки индивидуальна для каждого Заказчика.

В качестве примера можно привести следующие системы обработки заявок :

• Система обработки заявок клиентов в части бизнес-процессов, касающихся приобретение клиентом услуг, контроля качества услуг, работа с претензиями т.п.
• Система управления заявками на оплату: автоматизация бизнес-процессов процессов инициирования, согласования и контроля исполнения платежей.
• Система регистрации, обработки и хранения запросов пользователей службы технической поддержки - Service Desk
• Система поддержки выполнения заявок сотрудников компании в рамках АХО (заявки на закупку оборудования, на бронирование переговорных, заказ автомобиля, выделение корпоративных ресурсов и пр.).
• Система поддержки кадрового документооборота: заявки на отпуск, на прием работу или увольнение и т.п.

Вы можете посмотреть демо пример сейчас и получить доступ к ПОЛНОЙ версии Web системы для работы с заявками через 1 минуту.

Получить больше информации о системе автоматизации обработки заявок, попробовать в работе наш Web сервис вы можете на сайте Кларис Service Desk .

Почему АльтСофт?

• компетенция, опыт с 1993 года, готовые наработки
• более 180 успешных проектов по автоматизации систем управления на промышленных предприятиях, в холдингах, бизнес-центрах, проектных институтах, государственных учреждениях
• конкурентные цены, сжатые сроки.
• внедренные проекты по разработке программ на заказ
• возможность получить комплексное решение

Закупка товаров предприятием или торговой организацией - наиболее проблемный этап схемы обеспечения материальными ресурсами. В статье про выбор оптимальной схемы обеспечения предприятия материальными ресурсами мы описали своё видение идеи организации учета, общую концепцию. Чтобы максимально сократить издержки при хранении ТМЦ, но при этом гарантировать обеспеченность материалами производственного или торгового процесса, необходимо часть закупок ТМЦ осуществлять адресно (надо -› купили), а часть - для восполнения запасов, которые можно оперативно использовать, снижая зависимость от возможных задержек поставок (надо -› берем с запаса на складе -› покупаем -› восполняем запас).

В этом процессе слабым звеном чаще всего является именно закупка товаров, работ, услуг. Давайте пока говорить именно о закупке товаров, а закупка работ и услуг заслуживают отдельного обсуждения. Иногда по объективным причинам товары закупаются с задержкой, иногда закупка отдельных товаров становится невозможной (например, требуемый товар больше не производится). А для ответственных за закупку исполнителей (снабженцев) наличие таких причин становится оправданием даже там, где проблемы закупки вызваны абсолютно другими, более тривиальными причинами, например, обычной халатностью.

Минимизировать эти риски - задача крайне важная.

Процесс закупки товаров желательно детально описать и систематизировать, по возможности упросить и автоматизировать, рекомендовать/навязать исполнителям четкие правила игры (регламент), организовать эффективную схему контроля. Чтобы упростить эту задачу, попробуем выделить, из каких частей состоит процесс закупки товаров, и рассмотрим упрощенный регламент закупки товаров. Навести порядок последовательно в нескольких отдельных, пусть и взаимосвязанных процессах, всегда проще, чем браться одновременно за всё и сразу.

СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:

• расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
• планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков - наших покупателей);
• комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
• подбор поставщиков, тендерные процедуры;
• поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, ...);
• проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).

Но даже когда сама закупка товаров завершена, это еще далеко не окончание процесса обеспечения. Ведь еще надо организовать перемещение товаров до конечного получателя (например, со склада в кладовую, а из кладовой выдать мастеру или бригадиру, который будет проводить работы). Хорошо бы было при этом информировать заказчиков о поступивших товарах, контролировать оперативность получения, доставки, а на следующих этапах - оперативности использования.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия - значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами - обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов - на оборачиваемость, аварийных запасов - на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем "заказы" - электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ. При оформлении заказов крайне важно определиться с , т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ. В своей практике мы используем . Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов - запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье .

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ - это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях .

2. ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

• неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
• возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
• простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
• минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.

В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде "срок поставки + объем поставки", а планом закупок удобно понимать более широкую сущность - план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.

В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика. На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить.

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают "не совсем" то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.

4. ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков.

Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным - график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.

5. ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок - тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.

Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров - также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем "готовить" поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком. Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

6. КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

7. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям - сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции.

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье "Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета ".

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей - описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

Контроль

Правила

Условия

• 1С:Управление небольшой фирмой
• 1С:Бухгалтерия
• Microsoft Excel
• Photoshop
• Яндекс.Маркет
• Вконтакте

В момент роста многие компании сталкиваются с тем, что с увеличением количества заказов растягивается и время на их обработку. Задействованные в этих процессах сотрудники не успевают всё фиксировать или заносят нужную информацию не в те документы. В московской компании Virtuality Club в какой-то момент поняли, что тратят больше времени на администрирование, чем на развитие своих продуктов. Выходом стала автоматизация. «Теперь мы работаем меньше, а зарабатываем больше», - говорит Максим Вергазов, основатель компании Virtuality Club. О том, как контролировать все процессы с помощью одного программного решения, предприниматель рассказал порталу сайт.

31 год, основатель и коммерческий директор компании Virtuality Club . Образование: экономический факультет Ташкентского института ирригации и мелиорации. Компания Virtuality Club занимается продажей различных устройств и аттракционов виртуальной реальности, разработкой программного обеспечения для них и предоставлением услуг в этой сфере. У компании есть два развлекательных клуба виртуальной реальности в Москве и несколько открытых по франшизе в регионах.

Зачем потребовалась автоматизация

Компания Virtuality Club в 2016 году расширилась до четырёх игровых клубов виртуальной реальности. Кроме того, она продаёт через интернет-магазин и сдаёт в аренду свои 3D-аттракционы, а также создаёт для них программное обеспечение.

В 2016 году существенно выросло количество заказов. С экономической точки зрения, это, конечно, позитивное явление. Но в обработке заказов приходится задействовать всё больше сотрудников, и это, как выяснилось, стало препятствием для развития.

В моменты пиковых нагрузок сотрудники не всегда успевали заносить все данные в таблицы Excel. Из-за этого не было понятно, по каким из заказов уже поступила оплата, кому из клиентов отгрузили товар, а кому нет. Не было ясности и по актуальному ассортименту товаров на складе, потому что часть из него уже оплатили, но соответствующие сведения ещё не успели зафиксировать. Информация хранилась разрозненно, и руководству было проблематично собрать все необходимые сведения воедино для аналитики.

Заявки с сайта компании приходили на электронную почту. Запись на сеанс игры, заявки на аренду оборудования для выездных мероприятий или игрового зала, запрос на приобретение франшизы и т.д. – в день таких заявок бывает до 50 единиц. И затем в рабочих чатах и по электронной почте сотрудники решали, кто из них возьмёт, обработает заказ и будет вести его дальше.

Все таблицы и документы были разрознены. А единой базы, в которой бы вёлся учёт всех товаров, заказов и финансов не существовало

Это приводило к постоянным вопросам между сотрудниками и разъяснениям руководства о том, что следует и чего не следует делать. И в какой-то момент стало ясно, что работать в таком режиме становится непродуктивно: слишком много времени тратится на выполнение типовых рабочих процессов и получение нужной информации.

В компании Virtuality Club бо льшая часть заказов отгружается не как в розничных магазинах, когда клиент сразу оплатил покупку и тут же получил товар. Здесь на обработку заказа может тратиться от 1 до 7 дней. Требовался механизм резервирования, при котором было бы видно актуальное наличие товаров на складе. Это бы исключило ситуацию, при которой в один день собирали заказы, а на момент отгрузки нужных товаров не было в наличии на складе. Хотя в таблицах остатков этот товар числился.

Первоочередной была задача обрабатывать заказы с наименьшим количеством действий и в правильном порядке: начиная от контактов клиентов и заканчивая оценкой качества и скорости работы менеджеров.

Одно решение для всех задач

Компания Virtuality Club стала искать продукт, который бы объединял в себе оперативный учёт по товарам, финансам, заказам и клиентам. В качестве такого продукты выбрали «1С: Управление небольшой фирмой 8», а подрядчиком для его установки в облаке – компанию RG-Soft . Она была выбрана из множества компаний, предлагающих услуги по аренде серверов в 1С, из-за скорости обработки запросов и соотношения «цена/качество».

Продукт компании «1С» был выбран, потому что его конфигурация подходила Virtuality Club по нескольким причинам:

наличие мобильного приложения для ведения оперативного учёта;

наличие CRM;

большое количество предустановленных отчётов;

наличие интеграций с популярными CMS сайтов, систем аналитики, АТС;

наличие модуля «Производство»;

возможность вести управленческий учёт.

В процессе внедрения стало понятно, что возможностей базовой версии программного продукта не хватает для решения других проблем. В частности, в компании хотели автоматизировать обработку входящих звонков и заказов, заявок с сайта. Для решения этих задач в «1С:УНФ» были интегрированы панель телефонии и обработчик, который выгружал в базу УНФ все задания на работу.

Также в компании хотели отслеживать эффективность рекламных компаний. Для этого внедрили новый модуль, благодаря чему все заявки с сайта или звонки попадали в «1С:УНФ» с идентификатором рекламного источника, с которого пришёл клиент.

Автоматизация длилась в течение года и оказалась глобальнее, чем предполагали на первоначальном этапе в компании Virtuality Club.

Результаты: продаж больше, работы меньше

Функция «Рабочие процессы», которая появилась в «1С:УНФ», позволяет уведомлять сотрудников о необходимости взять на себя конкретный заказ и выполнять необходимые по нему действия. Сейчас всё это происходит в единой системе, а раньше - в виде переписки по почте с обязательным копированием письма в нескольких рабочих чатах. Теперь не тратится время сотрудников на передачу информации по заказам друг другу.

Эта же функция позволяет автоматически уведомлять клиентов о работе над их заказом. Они благодаря оповещениям знают, что заказ принят в обработку, а также обо всех изменениях его состояния. Сотрудникам компании теперь не надо тратить время на звонки с подобной информацией.

У менеджеров есть актуальная информация об остатках товара на складе. Благодаря настроенному бизнес-процессу, резерв товара выставляется теперь в программе автоматически. Если появляется необходимость обеспечить срочную поставку уже зарезервированного товара, то он может быть изменён ответственным лицом. Но при любой ситуации в компании не теряют контроль над остатками и поставками.

Работа с входящими звонками в Virtuality Club тоже претерпела изменения. Отвечая на звонок нового клиента, в программе автоматически всплывает окно для ввода и сохранения всей необходимой информации о нём. Если клиент уже обращался в компанию, то в базе «1С:УНФ» автоматически появляется его карточка. Это позволяет менеджеру обратиться к клиенту по имени и увидеть историю его заказов.

В программе можно зафиксировать разговор и при необходимости прослушать его. Эта функция оказывается востребованной, когда требуется вспомнить последние договорённости с клиентом. Особенно она актуальна, если над заказом работали в разное время несколько менеджеров.

Если звонок принимает один сотрудник, а для работы с клиентом требуется другой менеджер, то переадресация происходит в один клик. До автоматизации сотрудник, принимавший звонок, сообщал клиенту, что ему перезвонят. А сам писал нужному менеджеру текст со всеми данными звонившего и информацией, что с ним необходимо связаться. Сейчас позвонить клиенту можно из любой формы программного продукта. На этом экономится время менеджера на обработку заказа.

Сайт компании Virtuality Club интегрирован с «1С:УНФ» и сервисом аналитики. Это позволяет в специальном поле видеть, с какого рекламного канала пришёл клиент, какой заказ он сделал, когда произвёл оплату и какая от него прибыль компании.

Все заявки, поступающие через сайт компании, автоматически выгружаются в программу в виде раздела «События». Вручную вносить информацию о заявке больше не требуется. Данные об имени клиента, его телефоне и электронной почте сохраняются в разделе «Контрагент».

Благодаря автоматизации сотрудники теперь тратят меньше времени на приём и обработку каждого заказа. За то же рабочее время, что и раньше, они успевают поработать с большим количеством клиентов

Это обстоятельство в совокупности с лучшим процессом обработки заказов привело и к росту продаж, хотя это и не было конечной целью автоматизации.

«Наладились бизнес-процессы, увеличился объём продаж, упростилась аналитика и отчётность - при этом за счёт автоматизации никто даже не почувствовал большей загрузки и мы не стали увеличивать штат», - отмечает Максим Вергазов.

В настоящее время автоматизирована работа в двух офисах. В ближайшем будущем по этой же схеме будет налажена работа и в других отделениях.